Susirinkimų ir konferencijų organizavimas (2)

Įvadas. Susirinkimai ir konferencijos. Susirinkimo tikslas. Susirinkimo pirmininkas. Susirinkimo darbotvarkė. Kaip nuspręsti, ką kviesti. Sėdėjimo tvarka. Kas dera dalyviui. Kaip teikti pasiūlymus. Kaip paprieštarauti. Ko reikia, kad gerai pasirodytumėte. Kaip pasiruošti susirinkimui. Konferencijos. Į konferencijos išlaidas įskaičiuojamas ir etiketas. Jei jus lydi sutuoktinis ar draugas. Išvados. Darbas iliustruotas nuotraukomis.

Anglija žinoma kaip prekybininkų šalis , Amerika – mėgstanti susirinkimus ir konferencijas. Ši sena tradicija tikriausiai prasidėjo nuo miestelių susirinkimų Naujoje Anglijoje. Kai kurie susirinkimai yra tikras laiko gaišimas, tačiau kiti – nepaprastai produktyvūs. Tokie susirinkimai turi aiškų tikslą, jiems gerai vadovaujama , pirmininkaujantis ir dalyviai elgiasi maloniai, mandagiai, atvyksta pasiruošę, žino taisykles ir joms paklūsta. Susirinkimų žinynas "Roberto taisyklė, kaip palaikyti tvarką" nurodo, kaip vadovauti susirinkimui ir kaip turi elgtis jo dalyviai.

Susirinkimo tikslas

Susirinkimas turi turėti tikslą, pavyzdžiui – paskelbti informaciją, mokyti arba paruošti darbuotojus, supažindinti su nauja tvarka, pristatyti naujus sumanymus ir planus, išspręsti problemą arba konfliktą. Daugelis susirinkimų turi kelis tikslus.

Susirinkimo pirmininkas
Pirmininkaujantis atsako už susirinkimo sėkmę. Jis ne tik vadovauja susirinkimui , bet sudaro darbotvarkę ir dalyvių sąrašą. Jis arba jo padėjėjas rūpinasi , kad susirinkimas įvyktų patogiu laiku. Pirminikaujantis supažindina dalyvius, užtikrina, kad susirinkimas vyktų sklandžiai, ir suteiktų progą kiekvienam tarti žodį. Jei susirinkimas ilgas , pirminikaujantis kas dvi valandas skelbia pertraukas, kad dalyviai galėtų pailsėti, pajudėti, pasinaudoti tualetu, paskambinti, išgertri kavos puodelį.
Pirminikaujantis leidžia kalbėti iš eilės ir prižiūri, kad nesutarimai nevirstų skandalu, kitaip tariant, kad visi elgtųsi mandagiai ir profesionaliai. Susirinkimui baigiantis privalo apibendrinti pasisakymus ir pasirūpinti, kad visi susirinkimo dalyviai gautų jų santrauką. Santraukoje turi būti nurodyti projektų ir sprendimų autoriai bei susirinkimo organizatoriai. Be to, turėtų būti aptarta, kaip bus vykdomi nutarimai.
Pirmininkaujantis privalo būti geras diplomatas. Jis turi atsižvelgti į vadovų autoritetą, gerbti kitų jausmus ir palaikyti tvarką. Jei kas nors iš vadovaujančių darbuotojų klysta, pirminikaujantis turėtų pakalbėti su juo po susirinkimo, bet ne žeminti jo autoriteto kitų dalyvių akivaizdoje. Kartais pasisakantis susirinkime akivaizdžiai klysta. Tuomet pirminikaujantis gali pasakyti:"Jei teisingai supratau, jūs neturit visos reikalingos informacijos. Laikydamasis darbotvarkės prie šios temos siūlyčiau grįžti susirinkimo pabaigoje arba galime pasikalbėti po susirinkimo".
Deja, neretai žmonės, turintys puikių sumanymų, nekalba susirinkime, bet jam pasibaigus pateikia juos pirminikaujantiems. Dažniausiai jie bijo susipainioti ir būti išjuokti visų akivaizdoje. Tai reiškia, kad pirmininkaujantis nesukūrė palankios aplinkos laisvai ir atvirai diskusijai, arba darbuotojui trūksta pasitikėjimo.
Sumanus pirmininkaujantis gali išvengti "baimės veiksnio". Jei visuomet teigimai įvertins pasiūlymus, nesijuoks iš dalyvių ir kitiems neleis to daryti. Jis turi skatinti dalyvius, ypač kukliuosius, pareikšti savo nuomonę. Paraginti tinka tokiais žodžiais:
"Semai, Tu bene daugiausiai žinai apie mūsų apyvartą. Gal gali mums papasakoti, kokia padėtis šį mėnesį?" Arba: "Elina, žinau, kad kompanijoje dirbi neilgai, bet gal galėtum pasakyti, ką manai apie pasiūlytą rinkodaros planą?".
Pirmininkaujantis turi nuspręsti, kaip elgtis su vėluojančiais. Išmintingiausi ir labiausiai patyrę vadovai susirinkimą pradeda laiku arba penkiomis minutėmis vėliau. Jei vėluojančiojo pranešimas yra svarbus ir skaitomas susirinkimo pradžioje, tuomet pirminikaujantis gali nuspręsti palaukti. Jei koks nors slunkius nuolat vėluoja į susirinkimus ar seminarus, išmintingas pirminikaujantis su juo pakalbės atskirai ...